時間管理(1)

2007年11月23日(五)

每個星期五的晚上對澳門的各關口來說是一個不平凡的日子. 因為通常會有比平常多一倍或以上的人要經各關口回家. 那天我在下午3時經互聯網訂船票. 發現當天可預訂的船票最早都要晚上10時. 我只可轉乘陸路, 經大陸, 到皇崗, 再乘巴士到荃灣. 路程比坐船多1個多小時.

在車上我在想, 工作上我有3項工程要跟進. 生活上我要籌備結婚, 學習, 投資股票, 投資物業, 思考未來的發展... 現在我明白到為何懂時間管理是成功人士的其中一種要素.

我到圖書館找到一本大陸書, 稱"時間管理--胡玲[譯]"

它說時間管理的核心是(1) 減少工作量, (2) 做有成效的事
1. 減少工作量
- 拋開一切與已無關的事務, 拋開一切與已不相干的日常事務; 如看通訊刊物, 娛樂節目,
- 合理地委派工作給別人. 但這是個大學問.
- 減少與你的工作無大關係或無幫助的會議
- 先做好工作大綱, 避免走彎路, 回頭重做.
- 要保證溝通無阻. 否則溝通受阻會導致工作失誤增多, 效率降低, 耗時很多.

2. 做有成效的事
- 做事不僅要有效率, 還必須強調最終的結果
- 提早制定工作進度表, 採用"工作日程表"和"必做列表"
- 一定要做先期預測, 包括所需時間, 資源, 具體的標準, 期限等
- 想想提高效率的方法
- 一次只專注一項任務, 工作時效較佳
- 了解自己的生理時鍾, 充分利用自已的最佳狀態
- 排除干擾
- 讓會議更具建設性
- 改掉拖拉的習慣, 想想方法, 將乏味, 辣手的工作轉化為簡單, 有趣的工作, 改變以往的消極態度.


<< 時間管理理論>>

二八定律 -- 80%的有效工作是在20%的有效時間里完成的
效率vs效益 -- 效率是指以最快的速度完成某項工作: 效益是指以最快的速度完成最有價值的工作.
任務清單 -- 記載了每一天必須完成的工作, 按照重要性進行排列. 列明開始時間和結束時間.
優先組合矩陣 -- 斯蒂芬. 柯維在他那本<<成功人士的7大習慣>>一書中, 推荐一個優先組合矩陣.

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I.....重要+ 緊急
II....重要+ 不緊急
III...不重要+ 緊急
IV....不重要+ 不緊急
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第I欄: e.g. 今天必須完成的報告
第II欄: e.g. 一些策劃, 學習一些對自已工作有益的技能和方法.
第III欄: e.g. 處理一些突發或意外事件, 解決一些緊急事務(這事務與我們的工作目標沒有多大關係)
第IV欄: e.g. 一些瑣事

- 這矩陣中, 最難處理的是第II欄和III欄, 成功人士通常運用委派去處理第III欄的事和運用先定工作大綱的技巧去解決第II欄的事.
- 如果我們能制定一個合理的規劃, 第I欄的工作會大大減少
- 通常我們大部分的工作時間是用於第II欄的工作. 我們盡量要提高這部分的工作效率, 不讓第II欄的工作因沒有及時完成而變成第I欄的工作.

帕金森定律 -- "寬鬆的時間造成拖拉的工作作風". 因此一定要確定時間期限